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Pretender hacer un cambio importante en la vida requiere mucho más que el simple deseo de cambiar es necesario contar con 5 elementos que garanticen que la transformación se pueda materializar.
Estamos hablando de cosas importantes, que pueden hacer una gran diferencia en tu forma de vida, trabajo, negocio, etcétera.
Durante los 5 números anteriores de la Revista Mi-Caja he explicado cada uno de los elementos imprescindibles para producir la transformación de forma segura y ordenada.
En estos números he presentado también los efectos que pueden aclarar que hace falta alguno de los elementos y en esta ocasión te hablaré de lo que ocurre cuando no tienes un plan de acción bien estructurado, que establezcan fechas, recursos que demuestren el avance y permitan corregir el rumbo y deficiencias que se han dado en períodos anteriores a fin de materializar la transformación eficientemente.
Diseñar un plan de acción sólido
Espero que recuerdes el ejemplo que expuse en el número 2 de nuestra edición, en que Kim Nonaka deseaba establecer en Japón un restaurante de comida mexicana y para conseguirlo diseñó un plan que tendría que seguir durante un plazo de 5 años.
El gran objetivo consistía en establecer su restaurante y que estuviera funcionando a la perfección en todos los aspectos: financieros, operativos, de calidad, ubicación, etcétera.
Luego estableció las metas concretas comenzando con la meta final: lo que quería obtener al quinto año… de ahí comenzó a retroceder preguntándose qué tenía de haber logrado al cuarto año, al tercero, al segundo, hasta que finalmente llegó a establecer las metas que debía alcanzar al próximo año, entonces se puso a trabajar para conseguir tan solo las metas el año presente.
Establecer metas cortas que nos permitan señalar que los cambios se están dando y cumpliendo los objetivos trazados en cada lapso, con toda seguridad podría materializar su gran objetivo al finalizar el quinto año.
La importancia de establecer indicadores y evaluar los resultados periódicamente
Tal como en el caso del ejemplo que presenté de la chica que quería establecer su restaurante mexicano en Japón, ella estableció una serie de indicadores de avance.
Los indicadores de avance se asemejan a los “fantasmas” de la carretera que nos señalan en qué kilómetro estamos transitando, avisándonos exactamente cuántos más nos faltan por llegar a nuestro destino y cuántos hemos recorrido ya.
Muchas personas y empresas (incluyendo grandes corporaciones) acostumbran a establecer una meta a mediano o largo plazo sin fijar indicadores de avance. Al hacerlo así estaremos permitiendo que por obra de la casualidad o suerte lleguemos a la meta.
Si no sabemos dónde estamos ¿Cómo podríamos decir que hemos llegado a nuestra meta?
Establecer indicadores implica también que cuentas con todos los elementos necesarios, me refiero a los 4 elementos del cambio: Visión, Motivación, Habilidades y Recursos y si hace falta alguno de ellos será prácticamente imposible llevar a cabo el plan de acción.
Al detectar desviaciones, corregir el rumbo
Uno de los beneficios de establecer indicadores en el plan de acción es que nos permite detectar desviaciones en períodos más cortos, lo que nos permitirá hacer ajustes para corregir el rumbo y continuar con nuestro recorrido sin mayores daños (desviaciones a la meta).
Si a un niño que estudia el cuarto año de primaria se le entregaran sus calificaciones únicamente al finalizar el ciclo escolar, no podría rectificar su comportamiento, estudiar las materias donde encuentra deficiencias o mejorar sus notas en los períodos de evaluación, simplemente se le daría la nota de aprobado o reprobado al finalizar el ciclo.
De la misma manera del ejemplo anterior, el establecimiento de indicadores de avance nos permitirá corregir y redirigir el rumbo oportunamente.
En qué consiste el “arranque en falso”
Cuando ha llegado la fecha en que supuestamente el cambio debió haberse materializado todos los involucrados en el proyecto de cambio estarán listos para iniciar, pero si por alguna razón no se corrigió oportunamente alguna desviación, se presentará un arranque en falso, esto significa que algunas personas estarán listas para el cambio mientras que otras estarán esperando el “banderazo de arranque”.
El plan de acción debe asegurarse de que todas las metas parciales se han cumplido a plenitud. Recuerda, las metas parciales persiguen pequeños objetivos fáciles de lograr, pero son acumulativos.
Cuando un objetivo no se ha cumplido no será posible el cambio.
Para utilizar de nuevo el ejemplo de Kim Nonaka, imagínate que comenzó a estudiar el idioma japonés hasta el tercer año de su proyecto. Puesto que aprender el idioma requiere al menos 5 años, su dominio del lenguaje será deficiente y con toda seguridad será inoportuno instalar su negocio debido a esta limitación. Esto es justamente un arranque en falso.
Como dije antes, las pequeñas metas son acumulativas y llevarán sin duda alguna a lograr el objetivo más importante trazado en el plan de acción.
Cómo reducir el impacto de un “arranque en falso”
Un arranque en falso es terriblemente costoso y frustrante. Deseamos iniciar, pero hace falta algo que nos frena para generar la transformación que queremos.
Podríamos iniciar con ello, pero se presentarán deficiencias en el trabajo cotidiano que podrían poner en riesgo el proyecto completo.
La única manera de reducir el impacto de un arranque en falso es localizar con precisión qué meta no se cumplió a cabalidad y aplicar todo nuestro esfuerzo para cumplirlo en la medida que sea necesaria, solo así podríamos reducir el impacto negativo y los costos que representa.
Se vale extender el proyecto.
Con frecuencia, asesorando a mis clientes que buscan generar una transformación de fondo en sus empresas llegan a decepcionarse porque su plan a tres años solamente se consiguió al cuarto.
La empresa cambió de rumbo y lo hizo exitosamente, pero extendió su proyecto un año más. ¿Qué tan grave puede ser si los resultados han venido mejorando desde el segundo año?
En este caso, dada la naturaleza del proyecto, es posible aceptar la extensión del plan, porque el resultado que se está obteniendo en la actualidad ha valido la pena.
Se retrasó un año, pero el resultado finalmente se consiguió.
Somos personas, humanos, deficientes y sumamente emocionales. Este hecho nos convierte en seres vulnerables que pueden equivocarse, pero tratándose de un plan tan importante, no pasa nada grave si nuestra meta se retrasó un poco más.
Finalmente, el cambio se ha logrado y eso es lo importante.
