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Cuando iniciamos un negocio por nuestra cuenta hacemos un esfuerzo extraordinario para lograr los primeros resultados y con ello se produzcan las primeras ganancias.
En muy pocos casos el empresario tiene la certeza de cuándo comienza realmente a ganar dinero o cuando tiene que seguir invirtiendo capital para materializar lo que él ha diseñado como negocio.
Por una parte hay empresarios que por urgencias o malas decisiones extraen dinero de la caja pensando que así debe ser su administración, mientras que por otra parte otros inyectan constantes sumas de dinero sin conocer con certeza cuándo será el día que dejarán de invertir.
Tanto la simulación de negocios como el manejo y dominio del punto de equilibrio, son dos herramientas fundamentales para el emprendedor que quiere tener la seguridad de consolidar una empresa.
En este artículo te explico lo que es el punto de equilibrio, sus implicaciones y alcances, de modo que serás capaz de determinar el momento en que tú debes dejar de invertir para comenzar a ganar dinero.
El origen del negocio.
Existen muchas maneras de iniciar una empresa. En muchos casos, el emprendedor novato comienza haciendo un primer negocio que tuvo éxito; en un segundo momento puede repetirlo y notar que genera buenos dividendos, entonces se pregunta ¿si lo repito y sistematizo mis procesos podré conseguir el mismo resultado multiplicado? Entonces es cuando decide emprender, sin darse cuenta que lo que hizo fue un negocio rápido que muchas veces, si no se tiene seguridad y claridad acerca de la razón del negocio, no se repetirá el resultado.
Debo mencionar que la suerte no tiene nada que ver en el asunto, sino la oportunidad, son dos cosas distintas. Siempre he dicho que vender es fácil, solamente hay que localizar a quien necesita nuestro producto o servicio y simplemente ofrecérselo. El comprará siempre y cuando nuestra oferta sea competitiva. En esto consiste la oportunidad. Un buen empresario desarrolla la capacidad de localizar y producir las oportunidades.
La experiencia de un negocio rápido.
Si en tu caso has tenido la fortuna de hacer un negocio rápido, seguramente te habrás sentido tentado a repetirlo sin haber logrado resultados, o bien, lo has hecho y has tenido muchos tropiezos para sistematizar “la oportunidad”.
Existen muchas maneras de iniciar un negocio, la mayor cantidad de empresas que se conocen surgen de la imitación, sin embargo, ésta (la imitación) es una mala maestra sumamente celosa con los secretos del éxito de la empresa. Con el tiempo, el empresario que intentó imitar un negocio, tendrá que aprender absolutamente todo lo necesario para hacer que su inversión se convierta en resultados que puedan repetirse una y otra vez o cerrar definitivamente el negocio.
En esta sección: Emprendimiento, constantemente hablo de la experiencia de instalar un “negocio de comida” porque creo que todos, en algún momento de nuestras vidas, hemos intentado instalar una empresa de este sector pensando en que es realmente sencillo, a fin de cuentas la gente tiene que comer. No sabemos que uno de los negocios más vulnerables y comprometedores es el de la comida. Con el tiempo lo aprendemos y pagamos el precio de nuestra aventura. Sin embargo escucharás por todas partes “pon un negocio de alimentos, esos siempre pegan”.
Lamento reconocer que la mayoría de las personas que inician un negocio de comida, quiebran al poco tiempo, basta darse una vuelta por las páginas de internet que ofrecen a la venta artículos usados para notar la gran cantidad de equipos relacionados con la industria alimenticia que se presentan con precios ridículos, puedes estar seguro que se trata de un emprendedor que ha fracasado en su negocio, simplemente no hizo un cálculo preciso de su riesgo y no se dio el tiempo suficiente para calcular el punto de equilibrio de su negocio.
¿Qué es el punto de equilibro del negocio?
El punto de equilibrio es el análisis de ingresos y egresos que debe generar tu negocio para asegurar que tu empresa continuará siendo estable los períodos siguientes. Significa, en suma, saber con precisión cuántas operaciones comerciales debes realizar en un período determinado para no perder dinero y comenzar a generar ganancias. Inicialmente cubrir tus costos fijos y de operación.
Todos los empresarios y directivos de las empresas y negocios sólidos deben saber en todo momento dónde se ubica con exactitud el punto de equilibrio de su negocio, ya que de este dato dependen los resultados financieros de la empresa y la oportuna dirección de sus esfuerzos que permitan corregir errores que serán más graves si no se anticipan correctamente. Desafortunadamente el conocimiento del punto de equilibrio es algo que la mayoría de emprendedores desconocen y como consecuencia no saben cuándo deben dejar de invertir y mucho menos por qué razón resulta prohibitivo extraer dinero de la caja indiscriminadamente sin afectar la estabilidad del negocio. La mayor parte de pequeños empresarios no solo desconocen este importante punto, sino que además extraen constantemente dinero de la caja, lo que produce grandes descalabros en momentos cruciales.
Conocer el punto de equilibrio te permitirá primeramente descubrir que algo puede estar ocurriendo que impide lograr los resultados que necesitas para que la empresa sobreviva para, luego que has logrado rebasar la línea de sobrevivencia, pasar al punto de generar utilidades.
Conozco gran cantidad de empresarios que tienen negocios aparentemente sólidos y con gran infraestructura, sin embargo, el desconocimiento de su punto de equilibrio les hace creer que tienen una gran empresa de la que pueden extraer todo el dinero que necesitan para todo tipo de lujos, sin embargo, muchos de ellos se encuentran en una situación personal difícil (en términos económicos) y constantemente deben recurrir a créditos muy costosos con tal de sacar adelante la empresa.
Debo decirlo: Tú como empresario debes gozar de buenos ingresos, pero para esto es fundamental que sepas con precisión de dónde y cómo se originan tus costos y a partir de cuándo comienzas a tener utilidad. Al decir que debes tener buenos ingresos quiero decir que toda la infraestructura que has creado y los años que tienes manejando tu empresa deben generarte dividendos, evitando en todo momento crear huecos en la administración del negocio con retiros de dinero según tu ánimo. Todo debe estar controlado y tomar el dinero cuando sea adecuado, con los pies en la tierra, no cuando se te antoje.
Repito: Conocer el punto de equilibrio de tu negocio significa tener el conocimiento certero de cuánto debes vender para generar ingresos suficientes para pagar tus costos de operación y generar utilidades oportunamente.
La empresa está funcionando…
La empresa finalmente inicia, ¿a partir de qué punto dejarás de meter dinero para lograr utilidades? Ese es el punto de equilibrio en que podemos decir que estamos comenzando a operar exitosamente, sin embargo esto no significa que estés a punto de extraer las utilidades, éstas todavía no se dan si no ha transcurrido el tiempo suficiente para poder evaluar las altas y bajas de cualquier negocio al menos durante dos años consecutivos.
Pongamos el caso de los centros turísticos: venderás en temporada alta, pero una vez que ha terminado, es posible que tu negocio no tenga los recursos para soportar los tres o seis meses de baja ocupación hotelera que inevitablemente suceden a la temporada alta, ¿cerrarás el negocio para volver a abrirlo en la siguiente temporada alta? Mantenerse ahora y generar ahorros desde el principio representará tu mayor inversión en la época de vacas flacas, cuando el negocio no genere ingresos.
El punto de equilibrio se logra después de haber cubierto todas las necesidades básicas de operación de la empresa durante un período específico. Esto significa preguntarse cuánto debes vender o fabricar para cubrir todos sus costos. Inicialmente esa es la meta.
Para determinar este factor debe tomar en cuenta tres elementos:
- Precio promedio de lo que vendes en productos o servicios y calcular lo que se obtendrá con la venta normal.
- Costo promedio de productos o servicios (cuánto cuesta producir la venta normalmente), incluyendo los costos que representa hacer la venta.
- Costos fijos anuales sin importar cuánto se venderá: Renta, salarios, combustible, teléfono, etc.
Presentaré un caso a manera de ejemplo.
Imaginemos que quieres iniciar tu negocio convirtiéndote en agente del software de mantenimiento industrial “Power Tools” y que pretendes abrir una representación en la ciudad donde vives. El objetivo del negocio es ofrecer un software para el correcto diagnóstico de mantenimiento industrial.
El Software tiene un precio de venta de $ 6,000.00 y te ofrece una participación comercial del 35%
Aplicaré un ejercicio con el que espero ejemplificar claramente la manera como se prepara un plan financiero de negocio que anticipa todos los costos de operación, gastos y forma de operar, de tal manera que tengas una idea precisa de cómo plantear su propio proyecto de negocio con la seguridad de que tendrás éxito en su implementación. Tú, por tu parte tendrás que hacer lo propio con tu proyecto. Recuerda, este es un modelo “ideal”, del que pueden surgir tus propias variaciones.
Primera parte, definir lo que necesitarás para abrir tu oficina de representación y operar eficazmente durante un año:
Tu inversión inicial para el logro de la representación será de:
Software, 10 licencias obligatorias para ser representante: (Descontamos 35%, la utilidad)……………. 39,000.00
Materiales promocionales:………………… 3,000.00
Programa de ventas: (Necesario para ser representante)……………….. 5,000.00
Total de inversión inicial:……………………………… 47,000.00
Adicionalmente, tendrás los siguientes gastos para la instalación de la oficina:
2 meses de depósito de renta del local………… $ 8,000.00
Mobiliario y acondicionamiento de oficina:……………… $ 15,000.00
Anuncio exterior:………………… $ 3,000.00
Contrato de teléfono comercial…………….. $ 2,500.00
Equipo de cómputo………………………….. $ 8,000.00
Impresora………………………… $ 700.00
Vehículo seminuevo…………………………. $ 40,000.00
Trámites y permisos……………………….. $ 5,000.00
Total de gastos para la instalación de la oficina:………… $ 82,200.00
Con estos números aproximados tendremos que proyectar nuestros gastos fijos al menos para cubrir los costos de un año, tenemos que pensar primeramente en los gastos mensuales, de tal forma que tengamos un dato preciso de lo que costará trabajar el negocio durante todo un año.
Gastos fijos mensuales:
Renta mensual del local………… $ 4,000.00
Tu salario (Antes que nada debes ganar algo, de otra forma desfalcarás tu propio negocio)……… $ 20,000.00
Salario de tu empleada de medio tiempo (la necesitarás para que te cubra en salidas)……… $ 3,000.00
Lote de papelería: papel, tinta impresora, etc……… $ 1,000.00
Cuota del edificio y electricidad………………….. $ 1,500.00
Inversión mensual en publicidad (tus clientes necesitan conocer su negocio)……………….. $ 9,000.00
Teléfono e internet…………………………. $ 1,200.00
Teléfono Móvil……………… $ 500.00
Combustible y mantenimiento mensual del vehículo (no es nuevo)……………………… $ 2,500.00
Total Gastos fijos mensuales:……… $ 42,700.00
Anualizar los gastos mensuales.
Deberás Anualizar el gasto mensual (multiplicar por 12 el gasto fijo mensual). Si piensas que en 6 meses lograrás consolidar el negocio, entonces habrás de multiplicar solo por 6. Proyectar a un año te permitirá dar mayor presencia y permanencia a tu negocio y con eso ofrecerte mayores oportunidades de éxito. Recuerda que un negocio establecido requiere al menos 2 años de presencia para asegurar su permanencia. En el caso del ejemplo, lo manejaremos a un año.
Multiplicar $ 42,700.00 por un año resulta la suma de ………………….. $ 512,400.00
En el caso de que necesites recuperar tu inversión inicial en este plazo habrás de añadir el costo de la inversión inicial sumando:
Total gastos fijos anualizados……………………. $ 512,400.00
Inversión inicial para el logro de representación…………………….. $ 47,000.00
Inversión en gastos para la instalación de la oficina…………… $ 82,200.00
TOTAL: Inversión inicial + gastos de instalación + gastos de operación de un año…………….. $ 641,600.00
En este punto ya te habrás dado cuenta de una de las principales razones por las que tantos negocios, desde los primeros meses, desaparecen, simplemente porque el emprendedor no tuvo la anticipación suficiente. Espero que coincidas conmigo, un buen negocio debe permanecer al menos el primer año.
Ten en cuenta que añadimos un salario para el empresario que, aun cuando pueda no parecerte muy generoso, tampoco es ridículo como para pensar en dejar el proyecto de lado.
En este punto, deberás haber comenzado a elaborar en una hoja de cálculo el cálculo adaptado a tu propio negocio. El ejemplo de hoja de cálculo que he añadido al contenido es solo un ejemplo. En tu caso habrás de añadir renglones según las necesidades específicas de tu negocio.
…Continuemos con el ejercicio.
¿Cuánto tiempo necesitarás para consolidar la representación?
¿Cuántos materiales deberás desplazar mensualmente?
¿Qué volumen de ventas deberás tener para lograr el punto de equilibrio donde dejes de invertir dinero y comiences a obtener utilidades?
Hasta este momento todavía no sabemos cuánto debemos vender mensualmente ni la forma como estableceremos objetivos de venta para lograr que nuestra oficina de representación obtenga los resultados mínimos que impidan que sigamos invirtiendo.
Toma tu hoja de cálculo y realiza las mismas operaciones, te pongo el ejemplo a continuación. Habrás de utilizar una segunda hoja que llamarás “punto de equilibrio”
Para ello debemos hacer las siguientes operaciones:
Paso uno: Determina los costos fijos, cuyo resultado surge al hacer esta operación:
Costos fijos / (1- costos de compra del producto /precio de venta del producto)
*Resultará un número que llamaremos “Factor Costo Fijo”, que en realidad es el porcentaje de utilidad que te genera la venta de tus productos en promedio.
Paso dos: Define el punto de equilibrio, cuyo resultado surge de dividir los gastos fijos anualizados entre el “Factor Costo Fijo”
Punto de equilibrio = Gastos fijos anualizados / Factor Costo Fijo
*Nuevamente resultará un número en dinero que corresponde al volumen total de ventas que deberás haber logrado durante todo el año.
Paso tres: Localiza el número de operaciones a realizar en un año con este precio promedio de venta.
Operaciones anuales a realizar = Punto de equilibrio X Precio promedio producto
*Ahora sí tenemos un dato claro, el número de operaciones que tenemos que realizar en el año para no tener pérdidas ni ganancias.
En el caso del ejemplo hicimos el cálculo sobre el monto anualizado de los gastos sin incluir el total de la inversión inicial.
Es muy fácil realizar este ejercicio en una hoja de cálculo común. Sus operaciones son realmente sencillas de ejecutar, lo más importante de todo es que conociendo este dato será posible anticipar acciones que aseguren la estabilidad de tu empresa indefinidamente, con esto quiero decir que el conocer tu punto de equilibrio te permitirá desarrollar tu negocio de acuerdo a las condiciones que se presentan en el mercado, tu propia capacidad de ventas y el crecimiento sostenido que puede ofrecer tu negocio.
Datos simples, a la mano, te permitirán tomar decisiones oportunas: si el segundo mes de operaciones has logrado superar el número de ventas necesarias para alcanzar tu punto de equilibrio, entonces puedes apretar todavía más tus resultados de ventas porque el mercado te está indicando que es adecuado tu producto, además debes considerar que es posible que en cualquier momento caigan tus ventas sin una razón aparente, debes anticiparte tanto como puedas. Ante todo no debes dejar de pagar el salario de tu asistente así como el tuyo, no hacerlo así provocará descalabros en tu empresa.
Te habrás dado cuenta que al hacer esta operación, de acuerdo con las fórmulas presentadas no incluimos la inversión inicial, esto se debe a que estamos pensando que la inversión inicial no pretendes recuperarla el primer año, por esta razón no he añadido estos costos porque inflarían las cantidades de manera importante y nos interesa conocer cuál es, con exactitud, el punto de equilibrio de la empresa sin considerar extraer el capital inicial, aunque debo reconocer que por lo regular, el empresario que inicia, lo hace con un préstamo personal.
Ahora bien, estarás pensando ¿Cuándo recuperarás tu inversión inicial? Eso depende de tu visión de negocio, su naturaleza y el tipo de producto o servicio que ofreces. Así para un taxista, recuperar su inversión inicial representaría vender el auto. ¿Te parece razonable? Probablemente en tu caso, tratar de recuperar la inversión inicial pueda representar una desventaja para el futuro del negocio si estos recursos pudieran ser útiles para ampliar el mercado o lograr una mayor participación en los mismos.
Aun así te presento en los próximos renglones una fórmula donde se incluye el retorno de inversión al plazo de un año. Se aplica a los casos en que el empresario ha solicitado un préstamo y debe recuperarlo cuanto antes. Por supuesto que esto implicará que debes ser más eficiente en tu proceso de ventas y generar mayores utilidades casi desde el principio.
¿Quieres saber cuándo recuperarás la inversión?
Entonces tendrás que incluir en los gastos fijos anualizados el costo de la inversión inicial y sumarlos en el concepto GASTOS FIJOS ANUALIZADOS. Utiliza la misma hoja de cálculo con la que trabajaste tu punto de equilibrio.
Total de inversión inicial:……………………………… 47,000.00
Total de gastos para la instalación de la oficina:……….. $ 82,200.00
Total por concepto de Inversión inicial………….. $ 129,200.00
En el ejemplo anterior habrás notado que no incluimos estos dos conceptos para establecer el punto de equilibrio, esto permite que el punto de equilibrio se alcance con un número inferior de ventas puesto que tendremos que obtener, al menos, ventas mensuales por $ 122,000.00 y no por $ 152,761.90 que implicaría un esfuerzo adicional desde el primer día. Esta es la única diferencia a considerar si quieres recuperar tu inversión inicial en el primer año.
Ahora sabes con certeza cuándo tu negocio dejará de tener pérdidas y cuándo comenzarás a obtener ganancias, conoces tu punto de equilibrio expresado en ventas y dinero mensual.
De ti depende lograr el resultado con los recursos que dispones.
Con ello puedes hacer una simulación de negocios y saber con seguridad cuánto costará tu operación mensual, evitando con ello sorpresas que te lleven a cerrar antes de tiempo, como sucede con un 80% de empresas que inician.
Observarás que tuve la precaución de incluir un salario digno para ti, el monto tú lo estableces, pero recuerda que estás iniciando una empresa y este privilegio te exigirá sacrificios. Por mi parte debo recomendarte que evites tomar dinero del negocio porque terminarás quebrado antes de comenzar, la estabilidad de tu empresa se la dará la limpieza y orden administrativo con que hagas las cosas desde un principio.
Si tu empresa vale la pena, respétela, tu negocio te debe llevar muy lejos.
